Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

ASSOCIATION PHILOSOPHIQUE DE LA GRANDE LOGE ECOSSAISE MIXTE FRANCOPHONE — Association loi 1901 — N° W331005433

C/O M. Jean-Pierre CHOPLIN — 70 rue de Montmorency — 34200 SÈTE

Contact : secretariat@glemf.com

2. Données collectées

• Formulaires publics : prénom, nom, email, téléphone, adresse, âge, profil, réponses de candidature, grade, rite, loge, message libre, documents ou pièces jointes transmis volontairement.
• Espace Membres et applications mobiles : identité, email, identifiant du compte (Supabase Auth), téléphone et présentation facultatifs, atelier/loge HG, fonction, rôle, grade, permissions, photographie éventuelle, messages de la messagerie entre membres, fichiers et Planches envoyés, confirmations « J'ai lu », votes, présences, historique de connexion/déconnexion et sessions de connexion (type d'appareil, empreinte irréversible de l'adresse IP).
• Assistant Lumen : textes que vous soumettez volontairement à l'assistant (voir la section 12).
• Gestion interne : convocations, travaux, planches, instructions, messages, évènements, annuaire, dossiers, documents sécurisés et informations nécessaires au suivi administratif du Suprême Conseil.
• Données techniques : adresse IP, journaux de sécurité, navigateur, date et heure d'accès, actions d'administration, données nécessaires à la prévention des abus.
• Cookies et stockage local : éléments strictement nécessaires à l'authentification, à la sécurité et au bon fonctionnement du site, ainsi que votre choix concernant les cookies. Uniquement avec votre accord : un cookie Google Ads servant à mesurer l'efficacité de nos annonces (voir la section 10).

3. Finalités

• Répondre aux demandes de contact et étudier les candidatures aux Hauts Grades.
• Créer, administrer et sécuriser les comptes de l'Espace Membres du Suprême Conseil.
• Gérer les convocations, travaux, planches, instructions, messages, évènements, ateliers, dossiers et documents internes.
• Envoyer les emails nécessaires : activation de compte, réinitialisation de mot de passe, notifications administratives et suivi de candidature.
• Proposer aux membres, à leur demande, l'aide de l'assistant Lumen (rédaction, résumé, relecture, questions sur la Constitution).
• Assurer la sécurité du site et des applications, lutter contre les accès non autorisés et conserver une traçabilité raisonnable des actions sensibles.

4. Base légale

• Demandes de contact et candidatures : consentement et mesures précontractuelles ou préalables à l'adhésion, selon la nature de la demande.
• Gestion des membres : exécution de l'adhésion, respect des statuts/règlements internes et intérêt légitime de l'association.
• Assistant Lumen : intérêt légitime de l'association à faciliter le travail de ses membres ; l'assistant n'est utilisé qu'à la demande d'un membre.
• Sécurité, journalisation et prévention des abus : intérêt légitime de l'association à protéger ses espaces privés et ses données.
• Obligations administratives ou comptables : obligation légale lorsque la conservation est imposée par un texte applicable.
• Données sensibles d'appartenance philosophique : article 9.2.d du RGPD, traitement effectué dans le cadre des activités légitimes d'une association à but non lucratif à finalité philosophique, avec accès réservé et absence de communication hors cadre autorisé.

5. Durée de conservation

• Candidatures refusées ou sans suite : 2 ans maximum après le dernier contact, sauf demande d'effacement plus tôt ou nécessité de défense d'un droit.
• Candidatures acceptées : intégrées au dossier membre et conservées pendant la durée de l'adhésion, puis archivées pour la durée nécessaire aux obligations associatives ou à la défense des droits.
• Comptes membres : pendant la durée de l'adhésion, puis suppression ou archivage limité dans un délai raisonnable après la fin du lien associatif.
• Messages, convocations, travaux, instructions, documents et évènements : pendant leur utilité administrative ou historique pour l'association, avec suppression possible sur demande lorsque la loi le permet.
• Journaux de sécurité : jusqu'à 12 mois, sauf incident nécessitant une conservation plus longue.
• Données comptables ou justificatives : durée légale applicable aux documents comptables et justificatifs.

6. Destinataires

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées selon leurs fonctions : administrateurs, responsables d'atelier, membres autorisés à traiter les candidatures, évènements, convocations, dossiers ou tâches de gestion. Les données ne sont pas vendues et ne sont pas cédées à des tiers commerciaux.

7. Sous-traitants

• Vercel Inc. — hébergement et diffusion du site.
• Supabase Inc. — authentification, base de données, stockage des fichiers et fonctions serveur, pour le site et les applications mobiles.
• Anthropic PBC — assistant Lumen (modèle Claude), uniquement pour les textes soumis par un membre (voir la section 12).
• Brevo / Sendinblue — envoi d'emails transactionnels et administratifs.
• Google Ireland Ltd (Google Ads) — mesure de l'efficacité des annonces de l'association, uniquement si vous l'acceptez (voir la section 10).

Lorsque des prestataires situés hors de l'Union européenne interviennent, l'association s'appuie sur les garanties prévues par le RGPD, notamment décisions d'adéquation lorsqu'elles existent, clauses contractuelles types ou mesures complémentaires appropriées.

8. Vos droits (RGPD)

Vous disposez des droits d'accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité lorsque ce droit s'applique, ainsi que du droit de retirer votre consentement pour les traitements fondés sur celui-ci.

Une réponse vous sera apportée dans le délai légal d'un mois, prolongeable en cas de demande complexe. Une preuve d'identité peut être demandée si nécessaire.

Suppression du compte : vous pouvez demander à tout moment la suppression de votre compte de l'Espace Membres et des applications, ainsi que des données qui y sont liées, en écrivant à secretariat@glemf.com. Le secrétariat supprime le compte ; seules les données que la loi impose de garder sont conservées, pour la durée prévue à la section 5.

Pour exercer ces droits : secretariat@glemf.com

Réclamation : www.cnil.fr

9. Sécurité

Le site et les applications mobiles utilisent HTTPS, Supabase Auth, des règles d'accès par profils, des politiques RLS côté base de données, des fonctions serveur pour les opérations sensibles et une journalisation des actions importantes. Les accès sont limités aux personnes habilitées.

10. Cookies et traceurs

Les stockages strictement nécessaires servent à maintenir la session, sécuriser l'accès, mémoriser certains paramètres d'interface et retenir votre choix concernant les cookies. Ils ne nécessitent pas de consentement.

Mesure des annonces Google Ads (avec votre accord uniquement). L'association diffuse des annonces sur le moteur de recherche Google grâce au programme Google Ad Grants destiné aux associations. Si vous cliquez sur « Accepter » dans le bandeau cookies, la balise Google Ads est chargée afin de savoir si une visite venue d'une annonce aboutit à l'envoi d'une demande de contact ou de candidature. Aucune publicité personnalisée ni aucun remarketing n'est activé, et aucun outil de mesure d'audience (Google Analytics) n'est utilisé. Les informations transmises à Google sont techniques (identifiant de clic sur l'annonce, page visitée, date) : le contenu de vos formulaires n'est jamais transmis à Google.

Tant que vous n'avez pas accepté, rien n'est chargé depuis les serveurs de Google. Si vous refusez, votre choix est respecté et le site fonctionne normalement. Votre choix est conservé 6 mois, puis vous est redemandé. Les cookies Google Ads déposés avec votre accord ont une durée de vie maximale de 13 mois. Google agit à cet égard sous sa propre responsabilité : fonctionnement des annonces Google.

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11. Applications mobiles

L'association publie l'application « GLEMF – Espace Membres » pour iPhone (App Store) et Android (Google Play). Avec le même compte, elle donne accès à l'Espace Membres de la GLEMF et à l'espace du Suprême Conseil, selon les droits de chacun. Elle est réservée aux membres : les comptes sont créés par le secrétariat et ne peuvent pas être ouverts depuis l'application.

• Données traitées : les mêmes que l'Espace Membres du site — nom, adresse email et identifiant du compte ; téléphone et présentation, facultatifs ; Loge ou Atelier et grade ; photo de profil ; messages échangés entre membres dans la messagerie ; fichiers, photos et Planches envoyés ; confirmations « J'ai lu », votes et présences ; sessions de connexion (type d'appareil, empreinte irréversible de l'adresse IP) pour la sécurité du compte.
• Ni publicité, ni suivi : l'application ne contient aucune publicité, aucun outil de mesure d'audience ni de suivi publicitaire. Les données ne sont ni vendues ni partagées à des fins commerciales. L'application n'accède ni à votre position, ni à vos contacts, ni à votre agenda, ni à vos SMS ou appels.
• Données gardées sur le téléphone : pour aller plus vite et limiter les échanges, l'application garde sur l'appareil les photos de profil pendant un jour au plus et, si vous le demandez, des Planches consultables hors ligne. Ces données sont effacées à la déconnexion. Le verrouillage par empreinte ou par visage est géré par le téléphone : l'application ne reçoit ni n'envoie aucune donnée biométrique.
• Transmission : tous les échanges entre l'application et les serveurs sont chiffrés (HTTPS).

12. Assistant Lumen (intelligence artificielle)

L'Espace Membres et les applications proposent un assistant, Lumen, qui s'appuie sur le modèle Claude de la société Anthropic, prestataire agissant pour le compte de l'association. Lumen n'agit qu'à la demande d'un membre ; il ne prend aucune décision et ne donne aucun avis sur les personnes.

• Textes envoyés : uniquement ceux nécessaires à la demande — question posée sur la Constitution et les Règlements Généraux, Planche à résumer ou à relire, éléments d'une Convocation, d'une Actualité ou d'un compte rendu de Tenue à rédiger.
• Candidatures : lorsque Lumen aide à la lecture d'une candidature, le nom et les coordonnées du candidat ne sont jamais envoyés.
• Textes confidentiels : l'annexe confidentielle des grades 31° à 33° n'est jamais envoyée.
• Usage des données : selon ses conditions commerciales, Anthropic n'utilise pas ces textes pour entraîner ses modèles. Les résumés produits peuvent être conservés dans l'Espace Membres pour éviter de refaire la même demande.